Video Konferenz: 7 Tipps für effektive, professionelle und ideenreiche Videogespräche

1. Straffe Planung und gute Vorbereitung für das Videogespräch

Genau wie physische Besprechungen kann ein Videogespräch manchmal in alle Richtungen gehen, so dass Ihre Zeit nicht effizient und effektiv genutzt wird. Ich bin sicher, dass wir alle das „Chaos“ der vergangenen Woche erkennen, in dem viele von uns sich von einem Anruf in den nächsten eingewählt haben. Da Ihre Zeit – genau wie die Ihrer Kollegen und Kunden – knapp bemessen ist, ist es ärgerlich, sollte es keine richtige Planung gibt. Eine klare Tagesordnung und eine gute Vorbereitung stellen sicher, dass Sie Ihre Ziele effizeint erreichen und umsetzen. Beginnen Sie Ihre Online-Besprechung also immer mit einer klaren Agenda und achten Sie darauf, sich nicht unnötig lange an einem Agenda Punkt festzubeißen und sich darin zu verlaufen. Halten Sie Ihre Videogespräche zudem kurz und dafür aussagekräftig. Ihre Professionalität bei der Herangehensweise an Videogesprächen wirkt sich indirekt auch gut auf Ihre Marke aus.

2. Lärm in Videogesprächen minimieren

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber die Menge der Ablenkungen, die während einem Videogespräch auftreten, ist ein häufiges Problem. Das reicht von Kindern oder einem Hund, der in den Raum geht, bis hin zu Pop-up-Meldungen und murmelnden Gesprächsteilnehmern. Wenn sich alle zusammen auf das Treffen konzentrieren und sich nicht ablenken lassen, sind die Gespräche reibungsloser und produktiver. Wählen Sie ein Zimmer im Haus, in dem es ruhig und ordentlich ist und in dem Sie ungestört Videogespräche führen können. Treffen Sie gegebenenfalls Vereinbarungen mit denjenigen, mit denen Sie zusammenwohnen.

Sie sollten nicht glauben, dass es unbemerkt bleibt, wenn Sie während des Anrufs eine E-Mail beantworten oder eine Website besuchen. Meist fällt es Gesprächspartnern direkt auf, wenn Sie etwas anderes tun, und ich denke, es ist an dieser Stelle nicht nötig zu betonen, dass sich dies negativ auf Ihre Marke ausstrahlt!

3. Achten Sie auf die Anzahl der Teilnehmer im Videogesräch

Je mehr Menschen sich am Anruf beteiligen, desto verwirrender und ablenkender können Gespräche sein. Weniger Personen bedeutet mehr Zusammenarbeit und Beteiligung an der Konversation. Wenn Sie eine unternehmensweite Besprechung halten, laden Sie alle zur Teilnahme an einem Live-Stream ein. Wenn nicht, laden Sie einfach die Personen ein, von denen Sie tatsächlich einen Input erwarten.

4. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge für Videogespräche

Es gibt viele verschiedene Tools, die Ihre Telefonkonferenz erheblich erleichtern können. Die meisten Organisationen haben bereits ein Werkzeug für eine solche Krisensituation eingerichtet. Doch ist dieses Werkzeug auch jetzt noch geeignet, wo Videoanrufe plötzlich zum Standardverfahren geworden sind? Nutzen Sie die Chance um zu prüfen, ob es Zeit für die Einführung eines neuen Tools ist. Die Qualität, die Sie Ihren Teilnehmern bieten, ist für ein professionelles Image und ein effektives Meeting unerlässlich. Es gibt eine Reihe von hilfreichen Werkzeugen, mit denen wir sehr gute Erfahrungen gemacht haben:

– Microsoft-Teams
– Zoom
– Google Hangouts
– Skype
– GoToMeeting
– Cisco WebEx
– Join.me

Mit GetApp ist es möglich, die verschiedenen Werkzeuge miteinander zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie herausfinden, was die beste Wahl für Ihre Organisation ist. Neben diesen Werkzeugen empfehle ich die Verwendung eines geräuschunterdrückenden Kopfhörers. So können Sie sich optimal konzentrieren und sich gut verständlich machen.

5. Verwenden Sie ‚on brand‘-Visualisierungen und Präsentationen, um die Teilnehmer einzubinden.

Mit visuellen Mitteln und Präsentationen können Sie Ihre Botschaft besser vermitteln und Kollegen, Kunden oder andere wichtige Interessengruppen mit interessanten Inhalten an der Videokonferenz teilhaben lassen. Viele Tools bieten die Möglichkeit, Ihren Bildschirm freizugeben und mit anwesenden Teilnehmern zu teilen. Bereiten Sie also ein Treffen gut vor und überlegen Sie, welche Folien und visuellen Informationen Sie teilen möchten. Bereiten Sie diese Dokumente vor und schließen Sie jegliche Registerkarten, die für die Besprechung nicht relevant sind.

Das war schon immer wichtig, aber jetzt, wo wir uns auf digitale Maßnahmen verlassen müssen, ist es noch wichtiger: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen geteilten Inhalte immer „on brand“ sind. Auf diese Weise gewährleisten Sie ein professionelles Auftreten Ihrer Organisation und Marke. Die Aufrechterhaltung eines kohärenten Markenerlebnisses in verschiedenen Arten von Dokumenten kann für Marken- und Marketingteams eine große Herausforderung darstellen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter über zugängliche und leicht zu verwendende Vorlagen verfügen, die es ihnen ermöglichen, auf einfache Weise Dokumente zu erstellen, die den Corporate-Identity-Richtlinien entsprechen. Sie haben noch kein Tool zur Verwaltung von Vorlagen? Dann kann ich Ihnen hier Templafy empfehlen: meiner Meinung nach die Nummer 1 im Bereich der Microsoft-Vorlagenverwaltung.

6. Herrichten eines ordentlichen und ausdrucksstarken Arbeitsplatzes

Sehen Sie sich Ihr Home Office mit den Augen Ihrer Gesprächspartner genauer an. Was gibt es im Hintergrund zu sehen? Haben Sie ein Bücherregal hinter sich? Das ist gut! Aber welche Titel sind da drin? Ihr Hintergrund erzählt Ihre Geschichte und zeigt etwas davon, wer Sie sind und welche Organisation Sie vertreten. Spiegelt dieser visuelle Hintergrund das Thema des Meetings wider oder stärkt sie die Markenwerte, Mission und Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation? Dies gilt nicht nur für Ihren Arbeitsplatz, sondern auch für die Wahl Ihrer Kleidung. Treffen Sie eine bewusste Wahl der Kleidung, die der Persönlichkeit und der Positionierung Ihrer Organisation entspricht.

Wollen Sie wirklich einen professionellen Eindruck bei Ihrem Videoanruf, Ihrem Präsentations-Webseminar oder Ihrer Online-Veranstaltung hinterlassen? Dann nutzen Sie einen „gebrandeten“ Hintergrund. Dies kann virtuell (z.B. in Zoom) oder mit einem physischen Banner geschehen. Auf diese Weise können Sie leicht einen „sauberen Arbeitsplatz“ schaffen und Ihre persönliche Umgebung abschirmen. Gleichzeitig können Sie das Erlebnis Ihrer Marke optimal auf Ihren heimischen Arbeitsplatz übertragen. Neben dem professionellen Eindruck, den Sie hinterlassen, sorgen Sie gleichzeitig dafür, dass Ablenkungen minimiert werden und Ihre Marke in den Vordergrund rückt. Eine alternative Option wär ein Banner mit Aufdruck des Logos zum Aufhängen, eventuell in Kombination mit Fotos, die Ihre Markenwerte unterstreichen. Und haben Sie jemals daran gedacht, dass sich die visuelle Identität in der Kleidung Ihrer Mitarbeiter widerspiegelt? Sie können spezielle Kleidung anfertigen lassen oder aber auf günstigere und einfachere Mittel wie Schlüsselbänder, Sticker oder anderen Markenaccessoires zurückgreifen.

7. Melden Sie sich rechtzeitig an und überprüfen Sie Ihre Einstellungen.

Wollen Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen? Dann wählen Sie sich rechtzeitig in Ihren Videoanruf ein und warten Sie nicht, bis der Rest Ihrer Kollegen oder externen Gesprächspartner Ihnen zuvorkamen. Durch die doppelte Überprüfung Ihrer Einstellungen sollten Sie rechtzeitig überprüfen, ob Sie eine gute Verbindung haben, Ihre Software richtig funktioniert und Ihr Mikrofon und Kamera korrekt konfiguriert sind. Dadurch werden Verzögerungen und Frustrationen während Ihres Treffens vermieden und es wird sichergestellt, dass Sie professionell und gut auf den Tag vorbereitet sind. Auch die Position und der Winkel der Kamera sowie die Beleuchtung sind wichtig. Platzieren Sie Ihre Kamera nicht zu nah an sich selbst und vorzugsweise auf Augenhöhe. Haben Sie einen höhenverstellbaren Schreibtisch? Dann stehen Sie auf, eine aktive Körperhaltung verleiht dem Bild Energie und hinterlässt indirekt auch einen positiven Eindruck auf die Gesprächspartner und Ihre Marke.