Kosten besparen en merkmanagement processen optimaliseren met brand technology

Pijnpunten rondom contentcreatie

Het ontwikkelen van marketingmateriaal is vooral een creatieve exercitie. Toch heeft een groot deel van dit proces een repetitief karakter: visuele elementen worden hergebruikt voor verschillende uitingen en doeleinden. Helaas voelen veel merk-, communicatie- en marketing teams zich nog altijd gedwongen om materialen steeds weer opnieuw te ontwikkelen. Het gevolg: inconsistente merkuitingen en vooral heel veel tijdverspilling. Dit probleem doet zich met name voor bij lokaal gecreëerde marketingcontent.

Het probleem houdt helaas niet op bij de creatie van marketingmateriaal. Ook PowerPoint presentaties maken is voor veel medewerkers arbeidsintensief. Volgens een enquête besteedt bijna 70% van alle medewerkers gemiddeld een uur per dag aan het samenstellen van PowerPoint presentaties. Zorgwekkend genoeg wordt 40% van deze tijd volledig gestoken in de opmaak. Dit betekent dat in een organisatie met duizend medewerkers gemiddeld maar liefst 5.600 uur per maand wordt besteed aan het aanpassen van afmetingen, kleuren en het positioneren van logo’s en afbeeldingen.

Merkpolitie spelen is niet effectief

De inefficiëntie op het gebied van branding houdt niet op bij de creatie van content, het werkt ook door in het goedkeuringsproces. Het komt waarschijnlijk niet als een verrassing dat dit een van de belangrijkste oorzaken is van een trage time-to-market voor content.

Bij de meeste organisaties ontstaat dit probleem door onduidelijke afspraken en richtlijnen voor de goedkeuring van content: wie geeft de uiteindelijke goedkeuring en voor welke materialen?

Het waarborgen van consistentie en kwaliteit is cruciaal voor merkmanagement, maar er zijn meer geschikte oplossingen dan voor merkpolitie spelen. Zonder heldere richtlijnen en ondubbelzinnige afspraken voor brand governance blijft het goedkeuringsproces voor content echter arbitrair, inefficiënt en, jawel, kostbaar.

Wanbeheer van huisstijlelementen komt vaker voor dan je denkt

Gebrekkige toegang tot de juiste bestanden en logo’s is ook een belangrijke bron van inefficiëntie binnen de merkorganisatie. Volgens een enquête door Civey onder 500 marketeers verloor 33,3% van de respondenten jaarlijks drie volle weken aan het zoeken naar logo’s en andere merkbouwstenen. En dat is nog niet het ergste. De meesten kiezen voor het herontwikkelen van bestanden die ze niet kunnen vinden. Op die manier verliezen ze kostbare tijd die ze beter aan andere belangrijke taken kunnen besteden.

Gebrek aan governance rondom digitale merkoplossingen

Inefficiëntie binnen merkmanagement processen is vaak het gevolg van de afwezigheid van brand technology oplossingen. Soms zijn de juiste tools er wel, maar is er sprake van slecht beheer van de bestaande oplossingen. Zo is het binnen sommige organisaties volkomen onduidelijk wie er voor welke tools verantwoordelijk is. Vaak slaagt het merkteam er niet in om de software voor merkmanagement regelmatig te onderhouden en door te ontwikkelene. Dat beperkt de relevantie van de tools en de ondersteunende functie ervan voor medewerkers.

Optimaliseer merkmanagement met de juiste brand technology oplossingen

Investeren in een oplossing voor merkmanagement lijkt haaks te staan op de noodzaak om kosten te besparen. Maar als je op zoek bent naar een toekomstbestendige oplossing voor het stroomlijnen de processen rondom je merk en het realiseren van de merkdoelstellingen, is dat juist precies wat je merkorganisatie nodig heeft.

De drie beste tools om te overwegen:

Digital asset management

Een Digital Asset Management (DAM)-systeem biedt een centrale locatie voor het beheer van merkelementen. Medewerkers hebben zo snel toegang tot alle relevante bestanden, zoals foto’s, logo’s en video’s. Met een DAM-systeem kun je ook een duidelijke structuur opzetten. Dit heeft twee belangrijke voordelen:

• Het is voor alle teamleden duidelijk wie specifieke bestanden mag bekijken en downloaden. Dit verbetert ook de samenwerking tussen interne gebruikers en externe partners, zoals creatieve bureaus.
• Het vereenvoudigt het beheer van digitale rechten, zoals copyright en automatische archivering. DAM-systemen optimaliseren ook het proces van ontwikkeling van content. Het is eenvoudiger de juiste bestandsextensies en outputformaten te selecteren. Teamleden kunnen merkelementen op die manier makkelijk opschalen naar de juiste afmetingen zonder tijdverlies. En dankzij integratie met een content management system voorkomen DAM-systemenproblemen rond de creatie van uitingen voor uiteenlopende merkdragers. Je hebt geen merkpolitie meer nodig.

Template management

Oplossingen voor template management geven medewerkers toegang tot kwalitatief hoogwaardige en bewerkbare templates, om eenvoudig ‘on brand’ presentaties en andere documenten te maken. En misschien nog wel belangrijker: deze oplossingen bieden een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier om templates te ordenen en updaten. In de praktijk merken we dat een gebrek aan templates niet het probleem is. Het gaat erom hoe ze worden beheerd. Teamleden voegen vaak bestaande PowerPoint slides uit verschillende hoofdtemplates samen. Dit leidt tot een wirwar van versies waaruit nauwelijks wijs te worden is. Oplossingen voor template management bieden medewerkers eenvoudig toegang tot de juiste templates. De tijd die nodig is voor het samenstellen van presentaties is op die manier tot wel 30% te verminderen.

Brand Guidelines

Het is belangrijk te benadrukken dat het ontbreken van guidelines zelden het probleem is. Een belangrijk punt waarop het vaak misgaatis de toegankelijkheid van de brand guidelines voor gebruikers. Veel organisaties stellen huisstijl handboeken beschikbaar in de vorm van vuistdikke en statische PDF-documenten. Dit is allesbehalve gebruiksvriendelijk. Een tool voor het beheer van je brand guidelines maakt het veel eenvoudiger om richtlijnen bij te werken. Meer gebruiksgemak draagt bij aan consistent gebruik van de guidelines en het maakt een einde aan de noodzaak om om de merkpolitie in te zetten.

Wegwijs worden in het brand technology landschap

Kennis hebben van de oplossingen die op de markt beschikbaar zijn, is slechts een klein onderdeel van het proces, maar wel heel belangrijk. De zoektocht naar de beste oplossing vraagt om samenwerking tussen brandmanagers en andere afdelingen. Verder is het zaak de bestaande tools binnen de organisatie onder de loep te nemen en technologische silo’s af te breken. Daarmee kun je de weg vrijmaken voor maximale kostenbesparingen en efficiëntie.

Het in kaart brengen van de meest voorkomende bronnen van inefficiëntie en oplossingen selecteren die een einde aan deze problemen maken, is een noodzakelijke eerste stap op weg naar de optimalisatie van je merkmanagement processen en het terugdringen van je merkbudgetten.

Heb je vragen over brand technology in het algemeen of specifieke brand management tools? Laat het me weten! Ik help je graag op weg. Je kunt me bereiken via jos.diender@vim-group.com.