Mit über 35.000 Studenten, 6.000 Mitarbeitern und 3.000 Doktoranden ist die Universität von Amsterdam (UvA) die größte Universität der Niederlande. Die Universität verfügt über 62 Bachelor- und 73 Masterstudiengänge.
Die Herausforderung
Innerhalb der UvA arbeitet die Universität mit einer komplexen Markenarchitektur. Dies bringt verschiedene Herausforderungen für das Markenmanagement mit sich, unter anderem bei der Verwaltung von Vorlagen und Inhalten innerhalb der Organisation. Die UvA war auf der Suche nach einem Tool, das es ihren Mitarbeitern in Kombination mit Office 365 ermöglicht, Korrespondenz und Präsentationen gemäß den Markenrichtlinien zu verfassen.
Unsere Lösung
Die VIM Group wurde gebeten, bei der Lösung dieses Problems der Markenpflege zu helfen und in Zusammenarbeit mit ihrem Partner Templafy eine Vorlage pro Träger für die gesamte Universität einzuführen. Nach dem Kick-off und der Definition des Projektumfangs wurden die neuen Vorlagen innerhalb von zwei Monaten in der Organisation implementiert. Die neuen Vorlagen für Microsoft Word und Microsoft PowerPoint wurden allen Mitarbeitern der UvA zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise hat jeder in der Organisation einfachen Zugriff auf relevante Inhalte und die Mitarbeiter können schnell und einfach markengerechte Korrespondenz verfassen.
Chevelie Vermaning, Kommunikationsberaterin & Markenmanagerin
Das Ergebnis
Die gute Zusammenarbeit zwischen UvA, Templafy und den Spezialisten der VIM Group ermöglichte einen geplanten und integrierten Ansatz im Implementierungsprozess. Innerhalb kurzer Zeit wurde Templafy implementiert. Mit diesem Tool brachte die UvA Struktur und Kohärenz in das Erscheinungsbild ihrer Marke. Aufgrund der komplexen Markenarchitektur hatte die UvA beispielsweise zuvor allein in PowerPoint mehr als 75 verschiedene Vorlagen. Jetzt arbeitet sie mit einer Grundvorlage. Anpassungen können schnell und einfach in Echtzeit von den Kommunikationsmitarbeitern selbst vorgenommen werden. Dadurch besteht keine Abhängigkeit mehr von den IKT-Workflows und Kapazitäten innerhalb der Organisation, und der Anpassungsprozess ist weniger fehleranfällig.
Darüber hinaus kann die UvA durch die Nutzung von Templafy Logos, Bilder und Icons aus ihrer Bilddatenbank, die bisher nur von Kommunikationsmitarbeitern verwendet werden konnten, den Mitarbeitern der akademischen Gemeinschaft leicht zugänglich machen.
Da das Vorlagenverwaltungssystem von Templafy mit der Bilddatenbank von Bynder integriert ist, können Bilder und andere Brand Assets einfach importiert werden. Alle verschiedenen Assets des Korrespondenzsatzes sind somit für die Mitarbeiter der UvA sofort verfügbar.
