De Universiteit van Amsterdam (UvA) is met ruim 35.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi de grootste universiteit van Nederland. De universiteit heeft maar liefst 62 bachelor-, en 73 masteropleidingen.
De uitdaging van de klant
Binnen de UvA wordt gewerkt met een complexe merkarchitectuur. Dit brengt meerdere uitdagingen met zich mee op het gebied van merkmanagement, onder andere in het beheer van templates en content binnen de organisatie. De UvA was op zoek naar tooling die in combinatie met Office 365 haar medewerkers in staat stelt correspondentie en presentaties eenvoudig volgens de merkrichtlijnen op te stellen.
Onze oplossing
VIM Group werd gevraagd mee te denken in dit merkmanagement vraagstuk en in samenwerking met haar partner Templafy één template per drager te implementeren voor de gehele universiteit. Na de kick-off en het vaststellen van de scope van het traject zijn de nieuwe templates in een periode van twee maanden geïmplementeerd in de organisatie. De nieuwe templates voor Microsoft Word en Microsoft PowerPoint zijn voor alle medewerkers van de UvA beschikbaar gesteld. Zo heeft iedereen in de organisatie eenvoudig toegang tot relevante content en zijn medewerkers in staat om op een snelle en makkelijke manier ‘on brand’ correspondentie op te stellen.
Chevelie Vermaning, Communicatieadviseur & Brand Manager
Het resultaat
Door een goede samenwerking tussen UvA, Templafy en de professionals van VIM Group was het mogelijk een planmatige en integrale aanpak te volgen in het implementatietraject. Binnen korte tijd werd Templafy geïmplementeerd. Met deze tooling heeft de UvA structuur en coherentie aangebracht in de uitstraling van haar merk. Door de complexe merkarchitectuur had de UvA bijvoorbeeld voorheen alleen al in PowerPoint meer dan 75 verschillende bestanden. Nu wordt er gewerkt vanuit één basistemplate. Aanpassingen kunnen snel en eenvoudig real-time door de communicatiecollega’s zelf worden doorgevoerd. Daardoor is er geen afhankelijkheid meer van ICT-workflows en capaciteit binnen de organisatie en is het proces van aanpassen minder foutgevoelig.
Daarnaast kan de UvA door het gebruik van Templafy logo’s, afbeeldingen en iconen uit haar beeldbank - die eerder alleen toegepast konden worden door communicatiemedewerkers - eenvoudig beschikbaar stellen aan medewerkers binnen de academische gemeenschap. Medewerkers zijn daardoor zelf in staat de UvA-huisstijl eenvoudig op een dynamische wijze toe te passen.
Omdat het template management systeem van Templafy geïntegreerd is met de beeldbank van Bynder, kunnen afbeeldingen en andere merkdragers eenvoudig worden geïmporteerd. Alle verschillende assets van de correspondentieset zijn dus direct beschikbaar voor UvA-medewerkers.
