8 Tipps für eine bessere Brand-Management-Software (mit KI-Power)
Was Ihre Brand-Software leisten kann – und wie Sie das Beste herausholen
Pieter Bosschaart
Client Partner Digital
In der heutigen digitalen Welt stehen Brand-Teams unter immer größerem Druck: schneller, besser und gleichbleibend gut zu liefern. Und das über mehr Kanäle als je zuvor. Künstlichen Intelligenz (KI) sorgt zwar für Tempo und mehr Komplexität, aber die eingesetzten Brand-Management-Tools können Sie dabei entweder unterstützen oder unbemerkt bremsen. Wenn Ihr aktueller Technologie-Stack nicht liefert, liegt das meist nicht an den Tools selbst – sondern an Einrichtung, Steuerung und Nutzung. In diesem Blogpost teilen wir 8 praktische Tipps, wie Sie Ihre (KI-)Tools optimal einsetzen, um Ihr Brand Management effektiv und effizient zu gestalten.
Wenn gute Marken-Technologie nicht reicht: Warum Tools allein nicht genügen
Die rasante Entwicklung der Künstlichen Intelligenz bringt Chancen, aber auch Unsicherheiten mit sich. Viele Markenverantwortliche haben Mühe, Schritt zu halten und ein klares Bild davon zu bekommen, wie verschiedene Systeme die Markenführung am besten unterstützen können. In dieser anspruchsvollen Umgebung sollte Marken-Software ein verlässliches Fundament bieten – sie soll Teams Struktur, Hilfsmittel und Sicherheit geben, um erfolgreich arbeiten zu können.
Doch selbst mit leistungsstarken Markenmanagement-Systemen wie Templafy, Bynder, Frontify oder Papirfly bleiben viele Unternehmen hinter den Erwartungen zurück. Die Technik kann noch so hochwertig sein – wenn Systeme schlecht eingeführt, unregelmäßig gepflegt oder nur teilweise genutzt werden, können sie ihr Potenzial nicht entfalten. Häufige Stolpersteine wie voneinander getrennte Anwendungen, veraltete Vorlagen, ungenutzte Funktionen oder fehlende Zuständigkeiten schwächen die Leistungsfähigkeit, frustrieren Anwender*innen und gefährden die Markeneinheitlichkeit.
„Technologie kann noch so hochwertig sein – ohne saubere Umsetzung wird sie nie ihr volles Potenzial entfalten.“
Bei VIM Group unterstützen wir internationale Unternehmen dabei, ihre Marken-Technologie von einem starren Werkzeugkasten zu einer lebendigen und tragfähigen Basis für die Markenführung zu entwickeln. Aus unserer Erfahrung haben wir acht praxisnahe Empfehlungen zusammengestellt, mit denen Sie Ihr aktuelles System prüfen, Hindernisse erkennen und eine Marken-Technologie schaffen können, die Ihre Strategie heute und in Zukunft zuverlässig trägt.
Tipp 1: Positionieren Sie Ihr DAM als zentrale Quelle der Wahrheit
Ein Digital Asset Management (DAM)-System sollte die zentrale Anlaufstelle für alle Markeninhalte sein. Wenn Nutzer*innen Inhalte schwer finden oder sie veraltet wirken, greifen sie schnell zu Offline-Lösungen oder erstellen eigene Versionen. Oft mit negativen Folgen für die Markenführung.
Wichtig ist daher ein strukturiertes, leicht zugängliches DAM-System mit intuitiven Ordnerstrukturen, klaren Berechtigungen und KI-gestütztem Tagging für bessere Auffindbarkeit. Gerade bei Plattformen wie Bynder können Metadaten und Governance-Strukturen entscheidend für die Akzeptanz sein.
Tipp 2: Gestalten Sie ein Brand-Portal, das Teams gerne nutzen
Ein gutes Brand-Portal sollte den Arbeitsalltag erleichtern – nicht zusätzlich verkomplizieren. Sind Portale schwer navigierbar oder enthalten sie veraltete Inhalte, werden sie schnell gemieden.
Achten Sie auf eine klare, logische Navigation, mobile Zugänglichkeit und regelmäßige Aktualisierungen. Selbstbedienungsfunktionen wie KI-gestützte Suche, smarte Filter und dynamische Brand-Guidelines erleichtern die Nutzung erheblich. Die Akzeptanz steigt erfahrungsgemäß dann, wenn Portale auf reale Use Cases abgestimmt sind.
Tipp 3: Stellen Sie smarte Templates bereit, die Orientierung geben und befähigen
Vorlagen sollten einerseits Markenkonsistenz sichern und gleichzeitig lokalen Teams genügend Freiraum lassen. Durch intelligente Konfiguration können Nutzer*innen Inhalte erstellen, die auf ihren Markt zugeschnitten sind ohne vom Markenstandard abzuweichen.
„Durchdachte Konfiguration ermöglicht es lokalen Teams, Inhalte passgenau zu erstellen – ohne dabei die Markenstandards zu gefährden.“
Plattformen wie Templafy bieten leistungsstarke Funktionen für dynamische Templates. Mit KI-gestützten Features wie Layout-Vorschlägen oder Textbausteinen können Inhalte schneller erstellt und dennoch markenkonform bleiben. Kombiniert mit Automatisierungen und einem guten Berechtigungsmanagement lassen sich Konsistenz und Skalierbarkeit deutlich verbessern.
Tipp 4: Nutzen Sie Analytics für bessere Entscheidungen
Brand-Tech-Systeme bieten oft wertvolle Einblicke – und werden dennoch selten strategisch genutzt. Über bloße Nutzungsstatistiken hinaus zeigen Analysen, wo hohe Akzeptanz herrscht, wo Unterstützung fehlt oder welche Inhalte nicht performen.
Im Rahmen unserer Brand Tech Health Checks arbeiten wir eng mit Kund*innen und Customer-Success-Teams zusammen, um diese Daten gezielt auszuwerten. In Templafy haben wir beispielsweise interne „Champions“ identifiziert (Nutzer*innen, die das System aktiv nutzen und andere mitziehen) und ungenutzte Templates entdeckt, die Klarheit und Struktur beeinträchtigten. Solche Erkenntnisse helfen, gezielte Maßnahmen zu treffen.
Tipp 5: Sorgen Sie für nahtlose Integration aller Tools
Einzelne Tools, die nicht miteinander kommunizieren, führen zu Mehraufwand, doppelter Arbeit und unklaren Zuständigkeiten. Ihr Brand-Tech-Ökosystem sollte als integriertes Gesamtsystem funktionieren und nicht als Sammlung isolierter Anwendungen.
Integrieren Sie DAM, Brand-Portal, CMS und Analytics-Plattformen, um Prozesse zu vereinfachen und Transparenz zu schaffen. Ob per API oder native Verknüpfung: Nahtlose Workflows sorgen dafür, dass Inhalte konsistent erstellt und über das gesamte Unternehmen hinweg genutzt werden.
Tipp 6: Setzen Sie KI gezielt und mit klaren Regeln ein
KI kann viele Vorteile bringen, zum Beispiel automatisches Tagging und Content-Vorschläge bis hin zu Performance-Insights. Doch ohne klare Richtlinien besteht die Gefahr, Inhalte zu generieren, die nicht zur Markenidentität passen.
„KI sollte Ihre Teams unterstützen – nicht kreative oder markensensible Entscheidungen übernehmen.“
Definieren Sie klare Parameter zu Tonalität, Sprache und visueller Identität. Gleichzeitig sollte menschliche Kontrolle dort bestehen bleiben, wo Kreativität oder Markensensibilität gefragt ist. KI soll Ihre Teams unterstützen und nicht ersetzen.
Tipp 7: Stärken Sie Ihre Teams, nicht nur Ihre Tools
Der Erfolg jeder Technologie hängt maßgeblich davon ab, wie sicher sich Teams in ihrer Nutzung fühlen. Ohne entsprechendes Onboarding oder Support kehren viele zu alten Gewohnheiten zurück oder meiden das System ganz. Das schmälert langfristig den Return on Investment.
Schulung und Kommunikation sind daher ein zentraler Bestandteil unseres Health-Check-Ansatzes. Wir stellen verständliche Dokumentationen, kurze Lernformate und kontextbezogene Anleitungen zur Verfügung, die Ihre Teams Schritt für Schritt begleiten. So wird Adoption zur Selbstverständlichkeit und bleibt nachhaltig.
Tipp 8: Regelmäßig überprüfen und weiterentwickeln
Oft werden Brand-Tech-Systeme nur zu etwa 70 % umgesetzt und dann der Fokus verlagert. Doch mit der Zeit führen unvollständige Konfigurationen, veraltete Templates und fehlende Integrationen zu sinkender Performance und weniger Vertrauen.
„Unternehmen setzen etwa 70 % ihrer Technologieeinführung um und verlagern dann ihre Aufmerksamkeit auf andere Themen.“
Ein regelmäßiger Brand-Audit beugt dem vor. Er bietet die Gelegenheit, den Status quo zu bewerten, Schwächen aufzudecken und neue Potenziale zu erschließen. In unseren Post-Implementation-Assessments stoßen wir häufig auf vergessene Aspekte, etwa fehlende Microsoft-Office-Integrationen, ungenutzte KI-Funktionen oder schlecht performende Asset-Kategorien.
Häufige Herausforderungen im Brand Management
Wir unterstützen Unternehmen regelmäßig bei der Lösung von Problemen wie:
Veraltete oder fehlende Templates
Fehlende KI-Bereitschaft in Template- oder Asset-Strukturen
Schlechte Auffindbarkeit von Assets durch fehlendes Tagging oder unklare Struktur
Unklare Governance-Modelle oder Rollenverteilung
Fehlende Systemintegrationen
Geringe Nutzerakzeptanz durch fehlende Schulung oder Kommunikation
Diese Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und gezielt zu beheben, entscheidet oft darüber, ob Ihre Tools ungenutzt bleiben oder aktiv zur Markenstärkung beitragen.
Ist Ihr Brand-Tech-Set-up fit für die Zukunft?
Unser Brand Tech Health Check bietet eine strukturierte Bewertung Ihrer aktuellen Plattformlandschaft. Ob Templafy, Bynder, Frontify, Papirfly oder ein hybrides Set-up – wir analysieren technische Konfiguration, Governance, Nutzerverhalten, Schulungsbedarf und Integrationspunkte.
Sie erhalten einen maßgeschneiderten, umsetzungsorientierten Maßnahmenplan, der den Ist-Zustand Ihrer Markenplattform aufzeigt, Risiken identifiziert und realistische Verbesserungsmöglichkeiten bietet. Unser Ziel: Ihre Teams befähigen, Komplexität reduzieren und sicherstellen, dass Ihr System Ihre Markenstrategie langfristig unterstützt und messbarem Mehrwert liefert.
Lassen Sie uns gemeinsam einen genaueren Blick werfen
Wenn Ihre aktuelle Lösung nicht das leistet, was sie sollte oder Sie nicht sicher sind, ob sie ihr Potenzial ausschöpft, sprechen Sie uns an. Gemeinsam analysieren wir Ihre Ausgangssituation, entwickeln zukunftssicher ist.
